失调的办公室会增加员工的压力,从而并引发焦虑和抑郁。员工可能也难以完成合作或进行富有成效的互动。尽管我们经常将这些症状归咎于科技的发展——每天通过各种科技产品,员工每周7天24小时不断收到各种通知。此外可能还有一个更阴险的原因:开放式办公室计划。

硅谷的公司是最早倡导开放式办公空间的公司之一,员工们肩并肩地坐在公用办公桌前。他们拆掉了墙壁,取消了私人办公室,因为它们是公司等级制度的过时象征。开放式的布局似乎传达了一种现代的、打破一切规则的态度。它还与呆伯特(Dilbert)漫画和《办公室空间》(Office Space)等电影中充斥的没有灵魂的小隔间形成了鲜明的对比。

据报道,在2014年,大约70%的办公室都有开放式的平面布局。就像无限量的零食和现成的冷煮咖啡一样,这种布局现在已经成为了一种规范,尤其是在科技和初创企业圈子里。例如,Facebook的MPK 21大楼可能代表了当今开放式办公室设计趋势的顶峰。虽然开放式办公室旨在鼓励创新、创造力和协作,但越来越多的研究表明,在实践中,它们可能会产生相反的效果。

 

开放式办公室设计的挑战

许多办公室职员都经历过无障碍空间办公的缺陷。干扰无处不在,从大声说话的人到嚼口香糖的人,再到每天都要吃三明治的同事。一个嗡嗡作响的同事可能会让人恼火,但有些人认为,像这样的开放式办公室干扰,对于更大程度的合作和沟通来说,只是一个小小的代价。例如,这就是Facebook之前由弗兰克·盖里(Frank gehry)设计的mpk20大楼的目标。“它确实创造了一个人们可以合作的环境; 他们可以一起创新,”Facebook的首席人力资源官洛丽·戈勒(Lori Goler)说。“人们相互碰撞的方式有很多自发性,这是一个非常有趣的合作创意空间。”

2018年,哈佛商学院(Harvard Business School)的研究人员分析了向开放式工作环境的转变对员工协作的影响。这是第一个通过使用电子徽章和麦克风记录员工互动和跟踪电子邮件使用情况来客观衡量开放式办公室影响的研究。研究发现,开放式办公室减少了约70%的面对面交流。相比之下,电子邮件增加了50%。这种开放式架构似乎引发了一种退缩反应,在这种反应中,同事们渴望更少的社交接触,而是选择发送电子邮件和即时消息。

正如这项研究的合著者、副教授伊森·伯恩斯坦(ethan bernstein)所解释的:”例如,如果你坐在一片人海中,你不仅会努力避免分心(例如,戴上大耳机),而且因为你随时都有听众。- 也感到压力。研究还发现,员工在开放式办公室的工作效率更低,更重要的是,他们的工作质量也下降了。

其他的研究已经表明了与那些闲散的、自由的空间有关的广泛的问题。组织心理学家马修·戴维斯(Matthew Davis)回顾了100多项有关办公室环境的研究,发现它们对注意力持续时间、创造性思维、工作效率和工作满意度有负面影响。与标准的办公室布局相比,在开放式办公室工作的员工压力更大,注意力更不集中,积极性更低。

据昆士兰科技大学的研究人员称,90%在开放式办公室工作的员工压力大、冲突多、血压高、工作流动性大。丹麦一项针对2400名员工的研究还发现,在全开放式办公室工作的员工比在单人办公室工作的员工多请了62%的病假。

 

功能的选择

虽然我们不太可能再回到《广告狂人》(Mad men)式的街角办公室(或他们摆满商品的酒吧手推车),但我相信我们可以找到一个有效的中间地带。在我的公司JotForm,我们的员工组成五六人的跨职能小组。每个团队包括一个首席设计师,他与UI和CSS开发人员、完整堆栈开发人员、以及UX专家、数据科学家和任何其他必要的功能密切合作。

每个小组都有自己的带门的房间。办公室里还有大白板、大办公桌、供人们伸展的空间和各种办公工具。根据我们的经验,这些私人空间帮助我们的团队保持专注。他们可以抛弃降噪耳机,高效地工作,然后根据需要见面和合作。

噪音干扰看似微不足道,但悉尼大学的一项研究发现,在开放式办公室工作的员工最常抱怨的就是噪音。“我们发现开放式办公室的员工对工作环境的满意度低于私人办公室,”该研究的合著者金正秀(Jungsoo Kim)说。“在开放式办公室里,与同事保持密切关系的好处被噪音增加和隐私减少等因素抵消了。” 噪音干扰会降低工作效率,提高缺勤率。这就是为什么最小化各种干扰的工作环境不仅仅是人力资源部门的决定;这是一个明智的财务举措。例如,信息超载研究组织估计,仅数字干扰每年就给美国公司造成近1万亿美元的损失。

一个跨职能的团队可以公开合作,利用彼此的擅长的领域,而不是分散注意力。这种方式实际上提高了工作效率,因为所有的团队成员都在从事一个项目,并且拥有共同的目标。

 

什么是合适的团队规模?

我的公司并不是唯一提倡小团队模式的公司。2014年,研究人员Albert Kao和Ian Couzin发表了一项研究,发现小团体往往能做出更准确的决定。小团队可以利用集体智慧,而不需要浪费时间在很多无价值的事情上。确定合适的团队规模可能需要反复试验。发现什么对你的组织和员工最有效是很重要的。决策过程和项目类型也需要考虑在内。在Marcia W. Blenko, Paul Rogers和Michael C. Makins合著的《决定和交付:在您的组织中实现突破性绩效的五个步骤》一书中,作者认为7是做出有效决策的团队成员的神奇数字。一旦你达到了这一点,每增加一个成员,团队的效率就会降低10%。

最后,每个公司都需要找到自己的合适定位。对我们来说,七个人会开始觉得效率降低了。但是,每个公司都应该根据自己的情况做出的决定。

 

按照适合自己的方式来计划

不幸的是,完美的办公室设计是没有模板的。理论上,我们都可以复制Facebook令人惊叹的红木森林、屋顶花园和前沿建筑,但我们仍然发现,我们的员工需要相对封闭的环境来编码。或者,我们的团队在集体的豆荚里茁壮成长——不需要“围墙”。

虽然经理们通常更喜欢开放式布局——尤其是因为它的经济优势——但了解开放式计划的潜在缺点是很重要的。即使私人办公室并非适用于所有公司,我们通常也可以为员工提供兼职私人空间,如分离舱或安静的房间。

就像商业中的大多数事情一样,最重要的是做对你的公司和团队最有利的事情。对于办公室参观和网站照片来说,开放空间可能看起来很酷,但结果比表面反映更重要。

给你的员工提供他们所需的健康、高效和专注的东西。这样,你所做的每一笔投资都是值得的。

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